Vi har verken tid eller råd til å fortsette som før!
Offentlig sektor er primært organisert med tanke på drift og kjernevirksomhet i sektorene. Veldig få er konstruert med tanke på å tilrettelegge for innovasjonsarbeid, og i ytterste fall transformasjon og disrupsjon. Samtidig blir det tydeligere og tydeligere at dette begynner å bli helt nødvendig. Ofte blir det derfor en kamp mellom drift og utvikling, både når det gjelder tilgang til ressurser og oppmerksomhet fra ledelsen. Det er også en gjennomgående observasjon at de som jobber med innovasjon ofte bruker mer kapasitet på å ‘få lov’ til å jobbe med det, enn faktisk å drive med innovasjon. Så hva gjør vi med det? Ligger løsningen i nye strukturer eller i å endre kulturen?
Dette var utgangspunktet for temaet på årets andre D-box nettverksmøte: Organisering for innovasjon - struktur og kultur. For å belyse temaet både fra et praktisk og et akademisk perspektiv hadde vi invitert Joakim Systaddal og Helle Skorpen Selseng fra Sogndal kommune, Fredrik Scheide fra NAV og vår egen ‘hus-akademiker’ Joakim Formo, førsteamanuensis ved Institutt for design på Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo. Vi hadde også et mål om å samskape en Utfordringsinstruks til inspirasjon og hjelp for dem som ønsker å komme i gang i egen organisasjon.
Utfordrerbygda!
Sogndal kommune er allerede i full gang med transformasjon og disrupsjon – og målet deres er tindrende klart. De utfordrer seg selv og de rundt seg for å skape en sammenhengende offentlig sektor som er der for innbyggerne – særlig de som trenger dem mest! For å få til det, innser de at kommunen må være en organisasjon som er en inspirerende, utviklende og effektiv arbeidsplass som jobber sammen for å løse innbyggernes behov slik de faktisk er, uten unødvendige hinder! Så i Sogndal jobbes det både med struktur og kultur, så enkelt – og så vanskelig!
Det er bare å begynne!
Sogndal kommune innså raskt at de verken hadde tid eller råd til å fortsette sånn de gjorde, og at måten de jobbet på var preget av for mye prat og for lite handling. Men hvordan begynner man når målet er radikal innovasjon? Sogndal kommune er klare i sitt svar: de bare begynte! Sogndal er tydelige på at alle må finne sin egen vei selv, men at det er mye å ta utgangspunkt i, både av teori og praksis. De har også noen tips til andre basert på egne erfaringer.
Partsamarbeid, partsamarbeid, partsamarbeid - og designdrevet forvaltningsutvikling
For Sogndal kommune har det vært helt avgjørende å jobbe sammen med de tillitsvalgte. Startpunktet for denne reisen var nok da partene for noen år siden sammen erkjente at de ikke kunne fortsette som før og at de måtte gjøre det som trengtes for å kunne løse samfunnsoppdraget sitt på en tilfredsstillende måte, både nå og i fremtiden. De trekker også frem regjeringens tillitsreform og sitt møte med DOGAs introkurs i designdrevet innovasjon som et viktig vendepunkt. Joakim og Helle anslår at de nå har kjørt DOGAs 3,5 timers designsprint-metodikk minst 200 ganger. Men de er tydelige på at dette ikke er noe de gjør for moro eller fordi de har vært på et designkurs. De gjør det fordi de ser at det er denne måten de ansatte i kommunen må jobbe på, for å komme frem til gode løsninger både for ansatte og innbyggere. De har gjort noen tilpasninger i designsprinten basert på egne behov, tatt eierskap til det og nå kaller de arbeidsmåten sin bare for designdrevet forvaltningsutvikling.
“Vi aksepterer ikke premisset om at vi ikke har nok ressurser. Vi har de pengene og de folka vi har og må bruke de på best mulig måte, og det har vist seg å gi overraskende positive resultater. ”
Gir positiv effekt
Det er krevende å drive endring, men også veldig givende. Særlig når de ser det gir tydelige og positive effekter:
Ingen av de som jobber på den nye måten vil gå tilbake til sånn de gjorde det før
Engasjement, eierskap og ansvarstakingen er totalt endret der de ansatte får rammer som fremmer det
Kostnadene går ned når budsjettet ble erstattet med et kostnadsbevisst tankesett
Sykefraværet går dramatisk ned
Oppgaveløsningen går mye raskere (estimert i snitt 1/10 av den samla tidsbruken der verktøykassen er tatt i bruk fullt ut)
Verdien av den første undersøkende fasen i designsprinten er uvurderlig når innsikt skal settes om til handling – både for eierskap, tillit og tru
Åpenhet skaper tillit og forståelse (men krever mer enn man tror)
Jobben er ikke over
Samtidig er Sogndal kommune tydelige på at de ikke er i mål. De har startet med de mest motiverte og tatt for seg område etter område, men har flere igjen. De ser også at endringsfrykten og motstanden øker hos dem som fremdeles jobber som før, når de ser at her kommer det noe nytt som ikke blir borte. Det er fremdeles motstand, både internt i kommunen og i landskapet rundt. Sogndal kommune har derfor identifisert ti antakelser de må kvitte seg med, og det var mange i nettverket som nikket gjenkjennende da de ble delt.
Ti antakelser me må kvitte oss med:
Meiningsfull endring skjer sakte
Me kan gjere det seinare
Andre folk si tid er ein stor og ikkje-kostbar ressurs
Me treng meir informasjon
Rask framdrift er uforsvarleg
Å gå sakte fram er rettferdig
Folka våre er strekt for langt
Me må vere framragande på alt me gjer
Struktur er fienden til fart
Me treng meir tid til å førebu oss
Strukturendring i NAV – men hva med kulturen?
For kort tid siden trådte ny organisering av Arbeids- og velferdsdirektoratet i kraft. Endringene har fått stor oppmerksomhet fra omgivelsene. Særlig har etableringen av en ny avdeling med ansvar for hvordan Nav møter brukerne sine blitt gjenstand for diskusjon. Det er som ved all omorganisering; argumenter både for og imot det meste. Fredrik Scheide sitt hovedpoeng var uansett at innovasjon ikke ligger i strukturen — men i kulturen! Organisering hjelper, men bare om kulturen er der først. Og kultur er til syvende og sist et valg som hver enkelt må ta. Men, organisasjonen kan gjøre valget enklere ved å legge til rette gjennom å vise retning, stille forventninger, gi mandat og støtte, samt sørge for at hver enkelt og organisasjonen i stort har den kompetansen som trengs.
Organisasjon, organisering og organisme
Det er mange måter å studere og vurdere organisering på, og Joakim Formo introduserte oss for noen av dem. Et viktig og grunnleggende spørsmål man bør stille seg er om man først og fremst ser på organisasjonen som en maskin som skal fungere og levere – eller et økosystem som kultiverer og utvikler? Man finner sjelden det ene eller det andre i sin reneste form. Poenget er heller ikke å konkludere, men å reflektere og diskutere. Det kan gi nyttig innsikt knytte til utvikling, både av struktur og kultur. Andre akser det kan være nyttig å vurder organisering ut ifra er: sentralisert - distribuert, helhetlig – inndelt, ‘ovenfra-og-ned’ – ‘nedenfra-og-opp’, ‘innenfra-og-ut’ – ‘utenfra-og-inn’. Joakim delte også fire ulike topologier for hvordan innovasjon kan organiseres, se illustrasjon. Disse er ikke å forstå som anbefalinger eller idealtyper, men et utgangspunkt for refleksjon og diskusjon rundt blant annet formål og hensikt, styrker og svakheter ved ulike organisasjonsmodeller.
Utfordringsinstruksen
Et av målene for nettverksmøtet var å samskape en Utfordringsinstruks, og én ting var alle enige om: det handler om å spørre hvorfor, hvorfor, hvorfor, hvorfor, hvorfor? Ikke bare for å forstå problemet og rotårsakene til problemet. Vi må være åpne for å utfordr alt hele tiden: utfordringsbildet, problemet, behovet, bestillingen, løsningene, oss selv, organiseringen vår, andre og rammene.
Vi kom ikke helt i mål med å ferdigstille instruksen. Nettverket kom med mange gode innspill til hva en utfordringsinstruks bør inneholde, men det gjenstår litt foredlingsarbeid. Planen er å gjøre siste finnish på nettverkets årlige fot-i-bakken-samling før sommeren som i år skal avholdes på Arkitektur- og designhøyskolen i Oslo 16. juni.
Så hvis du tenker du trenger en utfordringsinstruks eller bare er nysgjerrig på hvordan en slik instruks kan se ut – må du følge med på nettsidene våre eller følge D-box på LinkedIn.